環境への配慮やコスト削減、業務効率化などの観点から推進されてきた「ペーパーレス」。しかし、多くの企業が現在も紙の帳票でのやり取りを続けています。
特に受発注処理などの業務では、FAXは依然として重要な役割を果たしています。
本コラムでは、ペーパーレス化しきれない紙の業務をいかにして効率化するかについてご紹介します。
ペーパーレス化の理想と現実
ペーパーレス化が叫ばれて久しい昨今、多くの業務がデジタル化され、紙での処理から脱却することで大きな効率化を実現した企業も少なくありません。
しかし、完全なペーパーレス化には依然として様々な障壁が存在します。
特に、FAXを使った受発注業務などの紙業務は現在も多くの企業で実施されており、大きな課題となっています。
ペーパーレス化のよくある課題
- 取引先に合わせて紙での対応が必要になる
自社のペーパーレスは進んでいても、取引先からのFAXによる注文や紙の発注書が残る企業は多いのが現状です。
これらの処理には手作業でのデータ入力が必要となり、時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも高くなります。
- 紙とデジタルの二重管理
業務の一部で紙が残ることで、紙とデジタルの両方で管理する必要が生じます。
これは作業の重複を招き、データの不一致や更新漏れのリスクを高めます。
また、紙の情報はデジタル化された情報と比べて検索性が低く、必要な情報を素早く見つけ出すことが困難です。
これは業務効率の低下につながります。
- コスト削減とビジネス価値の創出
業務のデジタル化を進めるにあたって、新たな業務システムの選定・導入・移行にかかる費用と時間を考えると簡単に移行できないという問題もあります。既存のシステムとの連携や、導入後の教育などにコストがかかる場合もあります。
上記のような要因により、多くの企業で完全なペーパーレス化の実現は困難を極めています。
OCRでFAX帳票を読み取る際のよくある課題
ペーパーレス化・デジタル化に限界がある中、今求められているのは「無くならない紙業務をいかに効率化するか」というアプローチです。
前述した通り、特にFAXでの帳票処理は、多くの企業にとって依然として重要な業務プロセスです。
そういった残る紙帳票のデータ入力や、その後の業務への連携などを、高精度で効率的に行うために役立つのがAI-OCRです。
OCRは、画像や文書などに含まれる文字をデータとして取り込む技術ですが、AI-OCRはさらに人工知能（AI）を活用し、OCR技術の精度や範囲をさらに進化させたものです。
AIを活用することで、文字認識精度そのものが向上していることはもちろん、明細行の増減などフォーマットが定まっていない帳票や、手書き、フリーピッチの文章なども高精度に読み取ることができます。
本記事では、アライズが提供するAI-OCR「AIRead」を導入し、FAX帳票のデータ入力処理を効率化した事例をご紹介します。
導入事例：業務改善の実際（鈴与商事株式会社）
時間短縮と品質向上を同時に実現！AI-OCRを活用した受発注業務のデジタルシフト
業種：FA機器販売
受発注に関する帳票処理を効率化するにあたって、注文情報をデータで受け取ることによるペーパーレス化を検討するも、
データでの注文に対応できない顧客が複数存在し、思うようには進みませんでした。
この無くならない紙業務を効率化するために導入したのがAI-OCRでした。
その他にも、受発注に関する帳票をAI-OCRで読み取り、既存システムにデータを連携することでデータ入力業務を効率化した事例を公開しておりますのでぜひご覧ください。
OCRでFAX帳票を読み取る際のよくある課題
前段では、OCRでの読み取りによる事例をご紹介しましたが、「過去にOCRを試してみたけどうまく読めなかった…」という経験をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
FAX帳票のOCR読み取りでよくある課題として、傾き、ノイズ、文字潰れ等による精度低下があります。
このような場合には、画像クレンジングソフト「OCR-Smoother」を組み合わせる事で、高精度なデータ化を実現する事ができます。
「OCR-Smoother」は、届いたFAX帳票の傾きやノイズ、網掛けや指定色の除去などの画像補正を行い、読み取り精度を向上をさせます。
さらに、自動で取引先ごとの帳票の振分けも行うため、取り違えや読み取り定義の不一致によるエラーも防ぐことが出来ます。
その他「読み取ったはいいけれど、結局目視でのチェックに時間がかかる」「抽出したデータを自分で加工しシステムに入れる工程はのこったまま」などの課題も、下記のようなソフトウェアを活用して自社の業務や要件に合った効率化を実現することが出来ます。
「AIRead Screen Designer(Wagby)」
国産のローコード開発ツール「Wagby（ワグビィ）：ジャスミンソフト社」と連携し、AIRead が読み取った結果を確認・編集する画面を、
業務に合わせて自由にカスタマイズして作成することが可能です。
「AIRead ETL Option」
国産のETLツール「Waha! Transformer（ユニリタ社）」と連携し、データの加工、突合修正、既存システムとの連携を実現させます。
ファイルや文字コードの変換なども可能なためシステム連携がスムーズになります。
既存のERP、メインフレームやオフコン、オープン系RDBとの連携が可能です。
組み合わせ例
このような組み合わせで、前述していたような取引先に合わせた紙対応、紙からデータ化することによる管理性の向上、受発注のシステムそのものを変えるコストなどの課題を解決することが出来ます。
- FAX帳票の自動データ化：手作業での入力が不要に。高い読み取り精度で人為的ミスも大幅削減。
- データの即時活用：使いやすい形でデータ化することで検索・分析や、他システムとの連携が容易に
- 既存システムとの連携：今使っているシステムはそのまま、データ入力作業を効率化
導入事例：あづま食品株式会社
時間短縮と品質向上を同時に実現！AI-OCRを活用した受発注業務のデジタルシフト
業界：食品製造
毎日全国から届く100〜150枚の様々なフォーマットのFAX注文を、限られた時間内に処理する必要があり、社員の大きな負担となっていました。
AIReadとOCR-Smootherを導入したことで、注文処理が大幅に効率化され、作業時間の短縮と精度向上を同時に実現しました。
※株式会社無限のサイトに遷移します。
まとめ：紙とデジタルの共存
完全なペーパーレス化が難しい現状において、AI-OCR技術の活用は紙業務の効率化に大きな可能性を秘めています。
AI-OCR「AIRead」とOCR-Smootherなどのソフトウェアの組み合わせは、FAX帳票処理の自動化を実現し、企業の業務効率を飛躍的に向上させる強力なツールとなります。
ただし、人間が見ても明らかに文字が潰れていたりするものはAI-OCRでも読むことが出来ません。
そういった読み取り時にエラーが出た帳票は従来通り人間が処理し、他の読取りがうまくできる多くの帳票をAI-OCRを使って読み取る運用にすることで、業務全体を効率化することが出来ます。
今後も紙とデジタルは共存していくでしょう。しかし、適切な技術を活用することで、その共存をより効率的かつ生産的なものにできるのです。
企業は、この新たなアプローチを検討し、自社の業務プロセスに最適な形で導入していくことが求められています。
