「現場の作業スピードは上がっているし、RPAなどのツールも導入している。それなのに、なぜか毎月データ入力作業に追われ、残業が減らない……。」このような悩みを抱えている企業は少なくありません。
実は、データ入力の手間が減らないのは、現場の努力不足やITリテラシーの低さが原因ではないケースがほとんどです。
むしろ、「現場が優秀で、手作業でなんとか回せてしまう」優秀な現場を持つ企業ほど「デジタル化の網の目をすり抜けた壁」に阻まれているのです。
この記事では、データ入力の自動化に向けた「4つの壁」と、それを突破するための考え方を解説します。
記事内容をより詳しく解説し、３つのロールモデルを元に自社にぴったりの対策をご紹介する資料もご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
個人の努力だけでは突破できない「紙の壁」の正体
どんな業界にもつきものの「帳票」。
一つの企業内だけでも、受発注、報告書、申請管理など、日々さまざまな種類の紙やPDFデータが飛び交っています。
これらの裏側に隠れた膨大な工数が、現場の時間を奪うボトルネックになっています。
結果として、「本来ならもっと創造的な業務に割くべきベテランのリソースが、ただの入力作業に忙殺されてしまう」という、企業にとって大きな損失に繋がっています。
「自動化したい」という気持ちはあっても、デジタル化を阻む要因は取引先との関係や現場の即時性などが複雑に絡み合っています。
まずは、自社がどの「壁」に突き当たっているのかを正しく認識することが、自動化への第一歩です。
事務DXの行く手を阻む「4つの壁」
では、データ入力業務の自動化を阻む「壁」とは一体なんでしょうか。
よく挙げられる4つをご紹介します。自社でも同じような課題が潜んでいませんか？
EDI（電子取引）に未対応の壁
取引先からのFAX発注や、指定伝票の郵送など、自社だけではデジタル化できない外部要因があるパターンです。
運用の都合で紙を利用する壁
報告書やアンケートなど、その場で記入する帳票や、「どうしても紙で運用した方が現場の都合上、効率が良い」という業務が存在するパターンです。
自社システムの壁
電子データ化しても、自社の基幹システムのフォーマットに合わせるためのデータ加工が別途必要になり、結局手作業が発生してしまうパターンです。
情報の追加や突合が必要な壁
自社のシステムで使う社内コードに変換したり、マスタデータと突合したりする付随作業がシステム連携の手前で発生するパターンです。
【DL資料】「事務DX」で年900時間削減する秘訣とは？
【こんな人におすすめ】
●項目数が多い帳票のデータ入力・転記ミスに毎日何時間も割かれている
●対策をしたが、思ったほど工数の削減ができていない
●自分と同じような悩みを抱えていた企業の事例を知りたい
大切なのは「点」ではなく「線」で効率化すること
これらの壁を突破しようと、多くの企業がOCRなどの効率化ツール導入を検討します。
しかし、ここで第二の罠が待ち受けています。
ツールを入れても楽にならない企業の多くは、データを読み取る・入力する・連携するなど「点」の効率化だけで終わってしまっています。
例えば、帳票内の情報は自動でデータ化できたとしても、その前後の「仕分け」や「データの整形・突合」が手作業のままであれば、組織全体の工数はそれほど変わりません。いわゆる「部分最適の罠」に陥っている状態です。
理想の帳票業務は、帳票が届いた瞬間に自動で画像が補正され、仕分けられ、システム連携に必要な加工までがノータッチで行われる状態。
この「線」を意識した自動化こそが、現場をデータ入力から完全に解放するための正解です。
「事務DXの正解」を見つけるために
増員やアウトソーシング・電子化・OCR・RPAなど、アプローチはいくつかありますが、自社の業務特性や環境によって、進むべき自動化の道は異なります。中でもOCRは、業務と機能の相性や組み合わせによって多くの課題をカバーすることができます。
自動化を諦める前に、まずは自社のボトルネックがどこにあるのかを考えてみませんか？
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●項目数が多い帳票のデータ入力・転記ミスに毎日何時間も割かれている
●対策をしたが、思ったほど工数の削減ができていない
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